我们为什么要签合同？
因为合同可以将双方约定的事项用白纸黑字这种最保险的方式进行呈现、固定，万一有一方想要反悔，另一方就有充足的证据对其进行反驳。或者，双方事后对某些事项有分歧时，有合同可以参照，更有利于澄清事实。而万一双方真的发生纠纷，还闹上法院的话，“打官司就是打证据”，而合同就成为最有力的证据之一。所以，在商务往来中，一定要注意保管、管理好各种合同。而不要在发生纠纷后再去找合同，这样一是拖延时间，二是容易丢失某些文件、资料，失去有力证据。
实践中，多数企业的合同并不是通过一份单独合同文本的形式表现出来的，而是根据整个交易过程以多份文件、资料表现出来的。所以，我们对合同的理解是在单独的合同文本的基础上有所扩大的。我们都知道，企业的交易过程大概可以分为这么几步：
第一步 订立合同阶段
这一步又可以分为以下价格具体细节：
1 、供货商、服务提供商发布广告（相应资料：广告）
2 、进货商、需求方询价（相应资料：订货单、 Order ）
3 、供货商、服务提供商报价（相应资料：报价单）
4 、进货商、需求方还价（相应资料：独立电函、报价单回签等）
5 、供货商、服务提供商给出最终报价（相应资料：报价单）
6 、进货商、需求方接受最终报价（相应资料：独立电函、报价单回签等）
7 、双方签订合同（相应资料：合同、双方签字的报价单等）
第二步 送货、收货
这一步又可以分为：
1 、验货，对有问题的货物提出异议，要求退、换货（相应资料：送货单、异议单）
2 、收货（相应资料：送货单）
第三步 对账 （相应资料：对账单、催款通知书）
第四步 支付、收取货款 （相应资料：收据、发票）
从以上交易过程可以看出，整个交易过程涉及的合同及相关资料包括订货单、报价单、送货单、对账单、收据及发票 等。一旦发生纠纷，所有这些文件、资料都是重要的证据，所以企业相关管理人员一定要对上述资料有一套科学、完善的管理流程。保证这些文件、资料在发生纠纷之时及之后某段时间之内（比如 2 年）都可以及时拿出来核对，只有这样，才能使企业的资产高枕无忧。
那么，要如何保管这些文件、资料呢？
我们认为，对与合同有关的文件、资料的保管必须符合以下几项要求：及时、全面、有效、“五防”（防盗、防火、防水、防霉、防损） 。
及时 ，是指要及时对上述文件、资料进行归档，及时进行必要的保管、管理工作。
全面 ，是指要将上述文件、资料（订货单、报价单、送货单、对账单、收据及发票等）进行全面收集、整理，不能挂一漏万。
有效 ，是指要保管上述文件、资料的有法律效力的文本。何为“有法律效力”？即该文件必须有对方企业负责人签字或者该有企业印章，而且要注意签字人在该企业的法律地位，最好是对方企业的主要负责人，而印章最好是该企业的公章或者财务专用章等经公安局批准刻制的印章。（此外需要注意的是，因为很多企业往来的单据都是采用传真方式，所以最好将企业的传真通信清单也打印出来加以保管，这样在证据上就能做到万无一失。当然企业出于便利及成本考虑，并不是任何往来都需要这么做，但是如果发现对方可能违约，并且现有证据有所欠缺的情况下，最好还是去打印通信清单）
“五防 ”，是指要对上述文件、资料做到防盗、防火、防水、防霉、防损的要求。需要特别注意的是，很多传真纸打印质量不高，时间稍微一长，很多字迹就变得模糊不清，无法辨认，合同管理人员对此一定要多加留意。有条件的企业，还可以指定专门人员对合同进行管理。
如果企业的法律顾问或者行政人员能做到以上几点，就可以保证在必要的时候，发挥合同的最大功效。
编辑：深圳龙岗律师网法律顾问小组
